Compromissos de gestão de topo
Foi definido como âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade e do Sistema de Gestão da Responsabilidade Social o seguinte: "Formação, Investigação e desenvolvimento científico e tecnológico, Serviços à comunidade e Serviços sociais, em todas as unidades orgânicas do IPP".
O Presidente assume o compromisso de desenvolver e implementar um Sistema Integrado de Gestão focado na satisfação das partes interessadas. É sua missão assegurar a melhoria contínua da eficácia do Sistema. O Vice-Presidente do IPP é o Representante da Gestão nomeado pela gestão de topo.
A promulgação do Manual do Sistema Integrado de Gestão 
representa o compromisso escrito do Presidente de que as Políticas são planeadas, executadas e avaliadas de forma a garantir a sua contínua aplicabilidade e adequabilidade face aos nossos clientes e à evolução das necessidades do ensino.
Formulação estratégica
O Sistema Integrado de Gestão adotado pelo IPP resulta da integração de diversos componentes, onde se pretende que "o todo seja superior à soma das partes". Não importa deter cada um dos instrumentos de controlo mas sim o resultado da interação entre eles.
A formulação estratégica definida para o IPP, ou seja o seu enquadramento estratégico, assenta em quatro pilares essenciais: o Balanced Scorecard, o Sistema de Gestão da Qualidade, o Sistema de Gestão da Responsabilidade Social e os sistemas de avaliação de desempenho do pessoal não docente (SIADAP) e do pessoal docente (SIADDOC). Como suporte à concretização de todas estas áreas existem quatro fatores decisivos: equipas de trabalho, sistemas de informação, automatização e comunicação.
Recorrendo à utilização do Balanced Scorecard ligamos a avaliação estratégica à componente operacional, utilizando o desdobramento das seguintes componentes: missão, valores, análise SWOT, visão, grandes objetivos, objetivos específicos, indicadores, alvos/metas, iniciativas e políticas.
Política da Qualidade e da Responsabilidade Social
O IPP, através dos seus órgãos dirigentes e da sua comunidade académica, compromete-se com o desenvolvimento de uma política de cumprimento dos requisitos legais, com o envolvimento das partes interessadas nas suas diferentes atividades e no seu sistema de gestão, com a implementação de um processo dinâmico de melhoria contínua no desenvolvimento dos seus processos e atividades, e com total respeito pelos princípios de responsabilidade social.
Esta política enquadra e sustenta o Projeto Educativo, Científico, Cultural e Desportivo do IPP, bem como o seu plano estratégico de desenvolvimento plurianual.
A política da qualidade e responsabilidade social assenta em quatro objetivos: ter um ensino de qualidade e uma formação diferenciadora; ser uma comunidade de investigação e desenvolvimento tecnológico promotora de conhecimento e de respostas regionais inovadoras; ser uma organização aberta com ambiente internacional; ter um Politécnico inclusivo e sustentável.
Estes objetivos estratégicos concretizam-se em 12 eixos para os quais foram definidos metas e indicadores que são monitorizados no software Cognos:
01.1 - Fortalecimento da Oferta Formativa
01.2 - Ambiente educativo de qualidade
01.3 - ALUMNI
02.1 - Ensino e investigação aplicada
02.2 - Ligação ao tecido económico, social e cultural
02.3 - Inovação, emprego e transmissão de conhecimento
03.1 - Interculturalidade e internacionalização
03.2 - Ambiente internacional
03.3 - Parcerias e redes internacionais
04.1 - Identidade institucional
04.2 - Valorização dos recursos humanos
04.3 - Gestão de infraestruturas e equipamento
A relação de cada um dos eixos com os quatro objetivos pode ser percebida no mapa estratégico do IPP.
Foram definidas diversas medidas/ações consubstanciadas no plano estratégico de desenvolvimento do IPP (2018/2021).
Os objetivos e eixos estão descritos no plano estratégico de desenvolvimento do IPP (2018/2021), onde constam as várias ações, indicadores e metas anuais.
Estrutura do Sistema Integrado de Gestão
A definição do Sistema de Gestão da Qualidade e da Responsabilidade Social seguiu a abordagem por processos. Na perspetiva processos internos foi efetuada a sua descrição tendo por base uma matriz de processo, com o propósito de detalhar as atividades principais que transformam entradas (inputs) em saídas (outputs) e propiciar um melhor entendimento da sua realização.
A abordagem por processos consiste na organização do trabalho por áreas funcionais, congregando todos os trabalhadores, docentes e não docentes, que, em diferentes UO, desempenham as mesmas funções, constituindo grupos de melhoria contínua.
Os Grupos de Melhoria Contínua, criados ao longo da implementação do SIG são um elemento chave na busca das Melhores Práticas "a arte de bem-fazer", que nos permita maximizar todos os nossos recursos. Os Grupos de Melhoria Contínua constituídos abrangem todas as áreas funcionais do Instituto.
Para constituição do GMC é convidado um elemento de cada uma destas áreas para integrar um grupo de primeira linha, reunindo os representantes das diversas áreas que, pela sua natureza, melhor se poderão articular para, em conjunto, dar resposta aos objetivos definidos nos referenciais da A3ES.
Com esta filosofia de constituição e gestão é assegurada a participação de todas as UO e áreas funcionais.
Os grupos reúnem periodicamente, têm a responsabilidade da gestão do processo, respondem pelo cumprimento da matriz, analisam os relatórios do Balanced Scorecard, com os indicadores que lhe dizem respeito, e propõem aos órgãos de gestão soluções para melhorarem os seus serviços.
Estes grupos de trabalho são o garante da melhoria permanente, de forma equilibrada, em todas as Unidades Orgânicas do Instituto, gerando ganhos de eficiência bastantes significativos.
Os processos internos descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em três classes: operacionais/nucleares - diretamente relacionados com a execução do produto/serviço; de suporte - indiretamente dão suporte aos processos operacionais; transversal - que de uma forma geral serve e atravessa todo o sistema.
Processos Operacionais/Nucleares
Atividade Curricular: O propósito deste processo é assegurar que o ensino é ministrado de modo a favorecer um papel ativo do estudante na criação do processo de aprendizagem, bem como processos de avaliação dos estudantes que sejam consonantes com essa abordagem; Dotar o IPP de regulamentos devidamente aprovados e publicitados cobrindo todas as fases do ciclo de estudos do estudante na instituição (e.g. a admissão do estudante, a progressão, o reconhecimento e a certificação).
Oferta Formativa: O propósito deste processo é conceber e aprovar a oferta formativa do IPP e promover a monitorização periódica dos cursos, visando garantir a qualidade da oferta formativa.
Investigação: O propósito deste processo é promover, valorizar e avaliar a atividade científica e tecnológica.
Internacionalização e Colaboração Interinstitucional com a Comunidade:O propósito deste processo é desenvolver e assegurar a coordenação das atividades inerentes à internacionalização e à colaboração interinstitucional e com a comunidade.
Processos de Suporte
Gestão de Recursos: O propósito deste processo é assegurar a gestão dos recursos humanos, financeiros, materiais e documentais, garantindo a sua fiabilidade/disponibilidade e a capacidade de resposta permanentes.
Comunicação: Divulgar e promover a instituição e avaliar o resultado das ações realizadas.
Serviços de Informática: O propósito deste processo é capacitar o IPP de soluções tecnológicas que contribuam para uma melhoria no desempenho dos processos internos.
Processo Transversal
Responsabilidade Social: O propósito deste processo é manter o sistema de gestão da responsabilidade social, tendo como base os valores, princípios e política definidos. Pretende-se que os objetivos e programas cumpram com a missão e estratégia do IPP, de acordo com a legislação, normas aplicáveis e o envolvimento das partes interessadas.
A Gestão do Sistema é assegurada por duas estruturas: o Conselho Estratégico para a Avaliação e Qualidade (CEAQ) e o Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ).
O CEAQ é constituído pelo Vice Presidente IPP, pelos Diretores das Escolas, pelos Administradores do IPP e Serviços de Ação Social e por um elemento da coordenação do GAQ. Integra ainda um consultor interno, um consultor externo e um estudante.
O Gabinete de Avaliação e Qualidade é um serviço do IPP, previsto nos seus estatutos. Entre outras, são funções do GAQ: recolher e fornecer os dados para o desenvolvimento da autoavaliação e avaliação externa dos ciclos de estudo do IP Portalegre; assegurar em permanência o reporte de informação à Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) relativamente à acreditação dos ciclos de estudo e do sistema interno de garantia da qualidade; auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados; elaborar estudos de natureza estratégica para apoio à gestão do IP Portalegre e das suas unidades orgânicas; garantir a atualização do repositório documental e o suporte técnico e operacional do SIG; assegurar o acompanhamento das atividades dos grupos de melhoria contínua; assegurar o reporte da informação sobre avaliação e qualidade, nomeadamente para a gestão e controlo dos processos, aos diversos órgãos e entidades e entidades certificadoras.
Compete genericamente ao Conselho Estratégico para a Avaliação e Qualidade: colaborar com a Presidência na definição da Política de Qualidade e Responsabilidade Social do IPP; articular a Política de Qualidade e Responsabilidade Social com os órgãos e estruturas do IPP, Escolas, Unidades de Investigação e Unidades Funcionais; identificar os fatores externos que influenciam o IPP; identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas do IPP; aprovar organização do SIG e respetivas revisões; designar os membros e gestores de processo dos grupos de melhoria continua; aprovar o Programa anual de auditorias; coordenar os trabalhos de Revisão pela Gestão; designar a equipa de Gestão do Risco e definir linhas de ação.
Revisão (Análise Crítica) do Sistema de Gestão
Anualmente, durante os meses de dezembro e janeiro, o CEAQ efetua a análise crítica ao Sistema Integrado de Gestão, remetendo o relatório preliminar à gestão de topo que é posteriormente apresentado numa sessão alargada do Conselho Académico do IPP, com dirigentes e representantes de órgãos e estruturas, pessoal não docente e estudantes. Nesta reunião, é feita uma reflexão de onde resultam conclusões as quais são depois consideradas no documento final da revisão pela gestão.
Este relatório é o resultado dos contributos dos Grupos de Melhoria Contínua, sendo depois completado, harmonizado e discutido no CEAQ.
As decisões, para além de documentadas em ata, serão contributos para a elaboração dos documentos previsionais do ano seguinte.
Missão
O Instituto Politécnico de Portalegre é a Instituição Pública de Ensino Superior que cria, transmite e difunde o conhecimento, orientado profissionalmente, através da formação e qualificação, de alto nível, para públicos diferenciados, em momentos vários dos percursos académico e profissional, e da investigação e desenvolvimento tecnológico para a promoção das comunidades, em cooperação com entidades regionais, nacionais e internacionais.
Valores
São valores do Instituto Politécnico de Portalegre:
- Excelência organizacional.
- Ética e transparência.
- Subsidiariedade.
- Envolvimento e orientação para as partes interessadas.
- Desenvolvimento sustentável.
Visão
UM POLITÉCNICO PRÓXIMO E COMPROMETIDO – Um Politécnico âncora do desenvolvimento regional, onde o conhecimento resulte fundamentalmente da articulação entre a formação especializada e investigação aplicada; e da interação da sua comunidade académica, próxima e comprometida, com os diferentes parceiros das empresas e das diferentes organizações. Um Politécnico capaz de se autorrenovar criticamente com a contribuição ativa dos seus diplomados e dos seus parceiros do tecido económico, social, político, cultural e educativo.